自动化办公系统在电子文档管理中的特点及其应用前景
    

一、电子文档管理中自动化技术的应用

    1、计算机技术在电子文档管理中的应用

    运用计算机技术进行电子文档管理和应用,标志着文档管理的现代化。在规范标准的前提下文档是以件为单位保管的,计算机技术加上专业的软件开发系统,在独立的计算机上进行登记、著录、编号,文档的纸质文件与电子文件配套存放,从而达到减轻各类文书管理人员的工作压力、提高文档工作的质量的目的。

    在联网的电子文档管理系统中,利用文档时根据利用者提供的信息在各终端电子文档管理系统中进行检索,计算机能迅速、准确地查找到你所需要的电子文档资料,如果需要还可以把内容打印出来。具有在短时间内准、快、全地提供给服务者以利用,操作简便、易懂、省时、省力的特点。计算机技术的应用为电子文档管理自动化带来质的飞跃。

    2、多媒体自动化办公技术在电子文档管理中的应用

    多媒体技术是指利用计算机对文字、数据、图形、图像和声音等多种媒体信息进行综合处理和管理的技术。这项技术的应用使计算机具有了图书、广播、电影、电视、幻灯、录像等诸多媒体的功能,用户可以通过多种感官刺激与计算机进行丰富的互动式信息交流。

    多媒体自动化办公技术应用于电子文档管理,形成多媒体电子文档管理系统。一般而言,现有的多媒体电子文档管理系统具有以下特点和优势:

    (1)窗式界面,流程直观。

    (2)丰富的人性化设计,明确的操作导向服务,实现人机互动式对话。

    (3)查询方式多样化,操作更简便、快捷、高效。检索及查询不同内容的电子文档可以输入诸如编号、文件名、类别、日期等关键字段。支持各种门类不同载体的电子文档管理,对文档著录方式可以设定辅助项。

    (4)依据电子文档标准化、规范化建设的原则,设置具体分类方案,衔接传统的文档资料管理方式。

    (5)在数据交换功能上,配置数码像机、文档扫描仪、打印机,能够实现电子文档的多页扫描、页面删除、缩略图、自由排版、编研、打印结果等项功能。多媒体技术的应用,为电子文档管理工作带来具体、生动、直观、灵活的现代办公模式,开创了电子文档管理的新时代。

    3、网络一体化技术在电子文档管理中的应用

    网络技术应用在电子文档信息资源管理上,是通过信息高速公路来实现计算机之间的信息交流和资源共享的技术。它具有的优势和特点:

    (1)广域性和均等性。利用网络,无论计算机位于繁华都市还是偏远地方,都能共享计算机网络上的电子文档信息资源,得到同等的网络服务。

    (2)即时性和双向性。随时更新的网上信息可以通过网络实时传播到各处,向电子文档利用者提供即时性的服务,同时利用网络采集电子文档,使电子文档信息的利用率最大幅度地提高。

    (3)检索效率高。主要体现在检全率、检准率、检索速度上。

    (4)整体的协作性。电子文档信息网络将一定范围(国家或地区)内各级、各类行政、事业、企业等机构的网站,有计划地、科学地组成一个统一领导、多层次、多功能、布局合理、相互合作、相互结合的体系,资源整合优化,体现了地区或行业间的协作性。

    (5)电子文档信息网络一体化进程的实践,可以达到同时促进各地、各级文档建设的标准化、规范化发展,规范行政行为和行业行为。

二、正在创建中的数字化资料馆

    广义上的数字资料馆是指存储和利用文档信息资源的信息空间,是一个由众多电子资源库群、电子文档信息资源处理中心、电子文档用户群构成的数字资料馆群体。从国内数字资料馆研发的现状来看可由四部分组成,其特点和功能分别是:

    信息采集系统。它由三个子系统即接收子系统、馆藏资源数字化子系统、信息搜寻子系统组成。每个子系统下再由数个相应的业务流程对话窗口构成。该部分的作用是数字资料信息资源开发和利用的基础,是资料从库存资料向信息资源转换的中间站,它能对馆藏的各种介质的电子资料进行数字化处理和存储;接受在线各级电子政务系统中各个部门形成的资料文件信息,可以主动搜寻网上有价值的电子资料信息。

    信息利用系统。它由四个子系统即资料信息开发子系统、综合智能查询子系统、网站信息发布子系统、光盘发布子系统组成;子系统下设立相应的对话框。该部分具有能在海量数字信息中高效、准确检索电子文档信息的优势,根据需要可迅速组织起不同重点的、完整的编研材料,对电子文档信息的查阅、调阅、发布都基于网际网络,使利用者在任何地点和时间都能得到需要的数字文档信息,充分发挥电子文档的信息价值,实现资源的社会共享。

    信息管理系统。它由相应的业务功能对话框组成,诸如电子文档的目录管理、信息分属类别的鉴定、信息统计分类号、主题词标引、报表打印等内容。针对采集来的信息进行整理、分类等标准化处理,将大量无序的信息有序化处理,实现数字文档在业务管理部门的全程管理。系统维护系统。由基础数据维护、权限管理、网络安全、加密存储、数字签名、备份、恢复数字迁移等功能对话框组成,实现对数字资料馆整体系统的维护功能。系统维护采用统一用户管理以及分级安全措施,同时对电子原文进行高强度的加密存储,对用户、原文实现双重控制,保证数据访问的安全性。

三、初现端倪的虚拟资料馆

    虚拟资料馆是虚拟技术与网络技术结合的产物。虚拟技术运用于电子文档信息资源的管理,就是通过特定软件和网络技术将时空上分散的信息资源连成一体,使之成为有别于一般意义上的含有虚拟技术的文档信息资源网络。虚拟资料馆具有的特点和功能:

    一是实现由完全的文档实体(物理)保存模式为主向文档信息管理模式为主的转变;文档载体的多样性更加丰富,电子类文档成为主体,资料馆的角色是社会文档资源的“审计员”。

    二是实现等同于人脑记忆功能的社会记忆功能。

    三是实现意义更加广泛的文档信息资源共享,文档信息资源走向充分开放,为政府决策,为社会大众提供全方位及时有效的服务。

相关阅读
  • UWB的特点及在短距离无线通信中的
  • 云计算技术在电子文档管理的运用
  • 电子文档管理的现状、特点以及建议
  • CAN总线在变电所综合自动化中的设
  • CAN总线在变电所综合自动化中的设
  • 现场总线及其在调度自动化中的应用
  • 遥视系统在电力变电站综合自动化系
  • 现场总线及其在调度自动化中的应用
  • 加强办公自动化条件下电子文档管理
  • 电子收费技术在智能交通管理中的应
  • 电子收费技术在智能交通管理中的应
  • 自动化技术在包装机械自动化设计中
  • WinAC在千层酥生产线自动化系统中
  • WinAC在千层酥生产线自动化系统中
  • WinAC在千层酥生产线自动化系统中
  • MB80PLC在水电厂自动化系统中的应
  • 智能自动化及其在仪器仪表中的应用
  • 自密实混凝土的特点及其在高速铁路
  • 球磨机橡胶衬板的使用特点及其在各
  • 浅谈群集技术在办公自动化系统中的
  • 绿色再制造工程及其在电站中的应用
  • 分散式变电站综合自动化系统在农网
  •  

     
     
         

    收录时间:2014年04月20日 04:26:26 来源:万方数据 作者:匿名
    上一篇:留住顾客的服务营销分析  (电脑版  手机版)
     
    创建分享人
    jzzd47
    最新问题
     
    喜欢此文章的还喜欢
    Copyright by www.chinabaike.com;All rights reserved. 联系:QQ:469681782